Aprendiendo a administrar tu tiempo

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Una persona que administra su tiempo es capaz de sorprendernos en cualquier momento. ¿Qué características tiene? Cumple con sus funciones “a tiempo”, “le da tiempo” de pensar en mejorar sus procesos, ser innovador y creativo, “puede gastar tiempo” incluso en situaciones inesperadas, “tiene tiempo” para disfrutar de otras actividades personales, etc.

Sí, todo suena muy bien, pero sabemos que pocos reciben una educación expresa para saberlo administrar. Nosotros te decimos que en verdad no es tan difícil como parece, si se trata de aprender a hacerlo, sólo hace falta disposición y responsabilidad para empezar a disfrutar de sus bondades.

Define claramente los objetivos y selecciona lo más importante: Ser más efectivo con tu tiempo es totalmente irrelevante si no sabes en qué invertirlo. En ocasiones, las personas gastamos mucha energía intentando ser más eficientes, sin saber a ciencia cierta qué es lo que queremos conseguir. Recuerda que es primordial distinguir entre las cosas que realmente son importantes y las que no lo son. Una manera sencilla de realizar esto es determinar cuánto cuesta tu tiempo por hora, es decir, la cantidad que deseas ganar al mes divido entre las horas que trabajas (el estándar son 160: 8 horas al día, 5 días a la semana y 4 semanas por mes). Una vez determinado este valor sólo sigue la siguiente regla: no hagas nada que potencialmente te pague menos que tu valor por hora multiplicado por el tiempo que invertirás en la tarea.


Analiza cómo gastas tu tiempo: Te sorprendería saber en cuántas cosas sin importancia gastamos el tiempo. Sin embargo, para conocer con exactitud cuáles son estas cosas sin importancia, necesitamos primero hacerlas conscientes, y esto se logra llevando un registro. Una manera de hacerlo es utilizar un reloj con una alarma que suene cada 30 minutos. Cada vez que suene el reloj, escribe brevemente las actividades que realizaste en la pasada media hora. Una vez que tengas los registros, examínalos. ¿Cómo se relacionan tus objetivos con las actividades en las que realmente inviertes el tiempo? ¿Estás realmente atendiendo cosas relevantes y prioritarias?


Lleva una lista de tareas pendientes: Esta es una de las cosas más simples y a la vez más poderosas de cualquier sistema de administración de tiempo: la lista de tareas. No importa si utilizas el dispositivo electrónico de moda o una hoja de papel estraza, pero lleva un registro. Lo que realmente hace la diferencia es el hábito de escribir tus tareas pendientes día tras día.

 

Asigna prioridad a tus tareas: Una vez terminada tu lista, determina cuáles son los elementos más importantes y márcalos de alguna forma que resalten sobre todos los demás. Si la lista es muy grande, haz una nueva lista con los elementos prioritarios para el día o la semana. Volviendo a la práctica de determinar tu valor por hora, otorga más prioridad a las tareas que potencialmente te paguen más.

 

Planea tu día desde el día anterior: Todos los expertos en administración del tiempo recomiendan planificar desde el día anterior las actividades del día siguiente. Toma los últimos 10 minutos de cada día para repasar tu lista de pendientes y determinar qué es lo que tienes que concretar al siguiente día. Este simple ejercicio te permitirá comenzar cada jornada sabiendo exactamente qué necesitas hacer y con cuál tarea debes iniciar.


No dejes las cosas para después: Reza el viejo dicho popular: “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Aplazar para el final las cosas que no te gusta hacer es una de las peores estrategias que puedes utilizar, ya que lo único que lograrás es prolongar el estrés asociado a la tarea. ¡Haz lo que no te gusta hacer primero! De esta manera, el resto del día transcurrirá de manera más placentera. Si la tarea es muy grande, divídela en tareas más pequeñas hasta que te sea fácil dar el primer paso.

 

Delega en los demás: Una forma de hacer más en menos tiempo es asignando tareas a terceras personas. La clave para delegar consiste en asignar alguna actividad a alguien más si este puede hacerlas más rápido, más fácil o mejor que nosotros. En caso de que no tengas a alguien directamente a tu cargo, considera delegar las tareas en un tu pareja, un proveedor o inclusive en un cliente. Eso sí, después de delegar no se te olvide agradecerle a los demás de la manera apropiada. Probablemente estás pensando que a la gente no le gusta recibir tareas de terceros. Sin embargo, diversos estudios muestran exactamente lo contrario: a las personas nos gusta que nos asignen tareas y especialmente si somos buenos haciéndolas; así que escoge a la persona más apropiada y delega la tarea.

 

Aprende a decir “NO”: Decir “no” puede ser una de las herramientas de administración de tiempo más poderosas que puedes llegar a dominar. Por supuesto, no se trata de evadir responsabilidades, sino de invertir nuestro tiempo en donde somos más productivos. Si la tarea en cuestión interfiere con los objetivos que tienes planteados, busca una manera sutil para negarte. Sugiere a otra persona que pueda hacer el trabajo con los mismos o mejores resultados y siempre de la manera más amable posible.

De manera similar, una de las filosofías que mejor funciona en los negocios es la siguiente: sólo acepta los proyectos en donde ambas partes ganen, tanto el cliente como tu empresa. Si el cliente no se va a beneficiar “sustancialmente” al adquirir tu producto o servicio, e insisto, “sustancialmente”… mal negocio. Por otro lado, si la remuneración que obtendrás por el proyecto no te permite generar una utilidad razonable después de pagar los costos, mal negocio. Los mejores negocios que puedes hacer son siempre en donde ambas partes ganan.

 

Concéntrate en la tarea actual: Concéntrate al 100 por ciento en una y sólo una tarea a la vez. Cuando logramos concentrarnos al 100 por ciento por espacios de horas, tenemos periodos altamente productivos. Sin embargo, lograr esta concentración y entrar en esta zona de productividad cuesta mucho trabajo y cualquier interrupción es suficiente para salir de ella. Es por esto que debes tratar de eliminar todas las distracciones posibles: desconecta el teléfono o activa la contestadora, apaga el celular, cierra el correo electrónico o los programas para “chatear” y cierra tu puerta.

 

No te olvides de la persona más importante: A veces, cuando tenemos grandes proyectos en puerta, tendemos a olvidarnos de los demás y lo que es peor, de nosotros mismos. Sin embargo, para ser altamente productivos requerimos de un adecuado balance entre cuerpo y mente. Realizar actividades que nos relajen, alimentarnos de manera adecuada y compartir tiempo con nuestros seres queridos, es lo que realmente nos permite adquirir un estado de armonía y rendir al máximo por periodos prolongados. No olvides recargar tus baterías, porque sólo así obtendrás la energía que necesitas para concretar todos tus proyectos.

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¿PORQUE DEBEMOS EMPRENDER?

Una de las limitantes que encontramos cuando tenemos una idea en la que nos gustaría invertir es que no confiamos en que la idea por si misma pueda ser convincente para los demás. No todos los consumidores son emprendedores pero definitivamente todos los emprendedores son consumidores.

Las ideas que tenemos seguro provienen de: algo que pensamos debería existir o una forma en que pensamos deberían ser las cosas. Emprender marca diferencia y agrega un estilo personal a un servicio o producto que ya existe. Basta estructurar esta diferencia en un esquema formal para tener el primer bosquejo del que será nuestro negocio.